Formålet med overholdelsesprogrammet er at forhindre, opdage og korrigere overtrædelser af værdipapirloven. Til dette formål skal investeringsrådgivere, der er registreret i henhold til § 203 i lov om investeringsadvokater fra 1940 ("rådgiverloven") have et overholdelsesprogram. Regel 206 (4) -7 i rådgiverloven, der almindeligvis omtales som "overholdelsesregel", har tre krav:

1. Politikker og procedurer: Vedtage og gennemføre skriftlige politikker og procedurer, der er rimeligt designet til at forebygge, opdage og rette krænkelser af værdipapirbestemmelser.
2. Årlig gennemgang: Gennemgå ikke mindre end årligt tilstrækkeligheden af ​​politikkerne og procedurerne og effektiviteten af ​​deres gennemførelse.
3. Chief compliance officer: Udpege en person, der er ansvarlig for administrationen af ​​firmaets compliance program. (Se mere: Lovgivningsmæssige overvejelser for dine aldrende kunder .)

Overholdelsesregler og -procedurer

En politik er et ledende princip, der bruges til at indstille retning i en organisation. En procedure er en række trin, der skal følges som en konsekvent tilgang til at opnå et ønsket resultat, der er i overensstemmelse med politikken. For eksempel kan en rådgiver have en politik med angivelse af kontantindskud accepteres ikke. Proceduren vil indikere, at personalet ikke må acceptere kontantindbetalingen og skal logge afslaget i indbetalingsloggen. Politikker og procedurer er byggestenene i et complianceprogram.

Regel 206 (4) -7 indeholder ikke specifikke elementer til oprettelse af et robust complianceprogram. Selskabet skal snarere analysere sine individuelle operationer, identificere interessekonflikterne og de operationelle risici i sin rådgivende virksomhed og derefter udforme politikker og procedurer og interne kontroller, der løser disse risici og konflikter.

Personalet i Securities and Exchange Commission's (SEC) Division of Investment Management gav vejledning i vedtagelsen af ​​regel 206 (4) -7, hvori det blev anført, at det forventer, at en rådgivers politikker og procedurer mindst omfatter bestemmelser om følgende Relevante forhold til virksomhedens forretning:

• Porteføljeledelsesprocesser, herunder tildeling af investeringsmuligheder blandt kunder, overholdelse af kundens investeringsmål og begrænsninger samt overholdelse af lovkrav.
• Nøjagtighed af oplysnin ger til investorer, kunder og regulerende myndigheder, herunder, men ikke begrænset til, porteføljeforvaltningsprocesser, kontoudtog, s. Mv.
• Proprietær handel for konsulentens egen konto og den personlige handelsaktivitet i dennes tilsyn personer (som defineret nedenfor).
• Potentiel konvertering eller uhensigtsmæssig brug af kundeaktiver af rådgiverens personale.
• Oprettelse og vedligeholdelse af nødvendige bøger og optegnelser for at forhindre uautoriseret ændring, brug eller unødig ødelæggelse.
• Beskyttelse af personlige oplysninger for klientoptegnelser og oplysninger.
• Handelspraksis, herunder procedurer for bedst mulig udførelse, brug af klientmægler til opnåelse af forskning og andre tjenester (kaldet "bløde dollarordninger") og tildeling af aggregerede handler blandt kunder.
• Marketing praksis, herunder brug af advokater.
• Værdiansættelse af kundebeholdninger og vurdering af gebyrer baseret på disse værdiansættelser.
• Kontinuitetsplaner.

En SEC-registreret rådgiver skal vedtage en etisk kodeks, som fungerer som en integreret del af rådgiverens compliance program. Regel 204A-1 i Advisers Act fastsætter de krav, som hver SEC-registreret rådgiver skal adressere i en skriftlig etisk kodeks. Koden skal som minimum finde anvendelse på alle rådgiveres tilsynsførende og omfatter: (Se mere: Dit Cybersecurity Program: Juridiske Overvejelser .)

• Standarder for forretningsadfærd for tilsynsførende som afspejler rådgiverens og de tilsynsførendes fidusiære forpligtelser.
• Et krav for alle tilsynsførende at overholde gældende lovgivninger om føderale værdipapirer.
• Et krav om, at alle adgangspersoner (som defineret nedenfor) rapporterer, og rådgiveren gennemgår deres værdipapirtransaktioner og beholdninger efter en streng tidsplan.
• Et krav om, at overvågede personer straks rapporterer overtrædelser af koden til overordnede overensstemmelsesofficer (CCO) og andre personer med autoritet som angivet i koden.
• Et krav om, at rådgiveren skal give overvågede personer en kopi af koden og få skriftlige kvitteringer for modtagelse fra tilsynsførende.

En rådgivers "tilsynsførende" er dens officerer, direktører, partnere (og andre personer med tilsvarende status eller funktion) og medarbejdere samt enhver person, der yder investeringsrådgivning på vegne af rådgiveren og er underlagt kontrol og tilsyn. En rådgivers "adgangspersoner" er en delmængde af sine tilsynsførende, som enten: 1) har adgang til ikke-offentlig information vedrørende kundernes transaktioner eller porteføljebeholdninger af enhver "rapporterbar fond" * eller (2) er involveret i at stille værdipapiranbefalinger til kunder eller har adgang til sådanne henstillinger, som ikke er offentlige. (For mere se: Hvilke rådgivere, der forlader deres firma, bør overveje .)

Definitionen af ​​adgangsperson i regel 204A-1 hedder, at:

" hvis der ydes investeringsrådgivning er rådgiverens primære forretning, antages alle rådgiverens direktører, officerer og partnere at være adgangspersoner . " Skrivepolitikker og -procedurer

Skriftlige procedurer skal følge" hvem "," hvad "," hvornår "og" hvordan "format.

"Hvem" skal følge proceduren?

• "Hvilke" trin skal udføres?
• "Hvornår" gælder proceduren?
• "Hvordan" er de trin, der skal udføres?

Her er et eksempel på en politik og procedure, der bruger dette format:

Politik

: Før du åbner en konto, kræver rådgiveren hver klient at udføre en skriftlig rådgivningsaftale med firmaet . Rådgiveren yder ingen rådgivning til en klient, før alle nødvendige dokumenter er færdige, henrettet og på fil.

Procedure

: Operationspersonalet, der er ansvarlig for åbningen af ​​kundekonti, bør kontrollere, at dokumentationen er færdig inden åbningen af ​​kontoen. Under kontoåbningsprocessen, hvis der mangler en krævet dokumentation, vil driftspersonalet informere IAR'en, der er tildelt kunden, for at få oplysninger om manglende information. CCO vil udføre periodiske anmeldelser for at sikre, at al nødvendig dokumentation er færdig og vedligeholdt i firmaets filer.

Når der skrives politikker og procedurer, er det vigtigt for overensstemmelsespersonalet at samarbejde med ledende medarbejdere og forretningsenhederne hos firmaet. Det er ikke kun vigtigt at sikre, at procedurerne matcher forretningspraksis, men den modtagne feedback er værdifuld, og herunder mennesker i formuleringen af ​​politikker og procedurer går langt i at få deres accept og hjælp i implementeringsfasen.

Årlig gennemgang

Det andet krav i henhold til regel 206, stk. 4, stk. 7, 7, indebærer, at SEC-registrerede investeringsrådgivere mindst hvert år foretager en revision af deres politikker og procedurers tilstrækkelighed og effektivitet. Sådanne vurderinger kan udføres af CCO med bistand fra andet compliance personale eller eksterne konsulenter. SEC gav nogle retningslinjer i reglen om at vedtage frigivelse vedrørende udførelsen af ​​årlige anmeldelser, idet det bemærkes, at en investeringsrådgiver bør overveje blandt andet: (1) eventuelle overholdelsesforhold, der opstod i løbet af det foregående år, (2) eventuelle ændringer i rådgiverens eller dets datterselskabers forretningsaktiviteter og (3) eventuelle ændringer i rådgiverloven eller gældende bestemmelser, der kan kræve en revision af overholdelsesprogrammet. (For mere, se:

SEC-revisioner: Hvilke finansielle rådgivere skal se ud for

.) Et nøgleproblem i gennemgangsprocessen er, om complianceprogrammet er i stand til at påvise krænkelser af sine politikker og procedurer og andre lovkrav. Ved vurderingen af ​​dette element bør CCO tage hensyn til eventuelle kendte overtrædelser af overholdelsesprogrammet, eventuelle afhjælpende foranstaltninger og om sådanne foranstaltninger er tilstrækkelige til at forhindre fremtidige overtrædelser. En anden vigtig del af overensstemmelsesvurderingsprocessen er kvalitativ og kvantitativ testning. Eksempelvis kan en CCO gennemgå medarbejdernes personlige handelsrapporter og anmodninger om forhåndsudsendelse mod de specifikke krav, der er angivet i koden, eller gennemsøge online offentlige databaser med politiske bidrag til navnene på medarbejdere, der er underlagt rådgiverens pay-to-play politikker.I alle tilfælde skal detaljeret dokumentation af testen udført på de forskellige elementer i overholdelsesprogrammet opretholdes.

På grundlag af testresultater kan CCO gennemføre tilpasninger til firmaets politikker, procedurer og / eller interne kontroller for at forbedre deres tilstrækkelighed og effektivitet til forebyggelse, opdagelse og korrigering af overtrædelser. Alle sådanne justeringer skal dokumenteres og vedligeholdes i en udpeget fil.

I sekretariatet udstedte SEC vejledning med titlen "Spørgsmålådgivere, der skal stille, mens de etablerer eller gennemgår deres complianceprogrammer", for at hjælpe rådgivere med at oprette, evaluere og opretholde et complianceprogram. Vejledningen indeholder blandt andet en liste over spørgsmål, der skal overvejes, når der udvikles et complianceprogram, der er bundet til en investeringsrådgivers lovkrav i henhold til Advisers Act.

Rådgivere er forpligtet til at føre dokumenter, der dokumenterer deres årsberetning i fem år fra udgangen af ​​det regnskabsår, hvor den årlige revision blev udført. SEC-medarbejderen fremsætter i en fodnote i vedtagelsesfrigivelsen sin opfattelse af, at disse registre er beregnet til at blive stillet til rådighed for SEC og dens personale, og de er ikke underlagt advokatklientens privilegium, arbejdsproduktets doktrin eller lignende beskyttelse, uanset hvem der forbereder dem (f.eks.

.,

CCO eller juridisk rådgiver). Selvom regel 206 (4) -7 ikke indeholder krav om, at en investeringsrådgiver rapporterer resultaterne af deres årsberetning til nogen part, er det tilrådeligt, at CCO giver deres resultater og anbefalinger til ledende medarbejdere. (For yderligere oplysninger, se: SEC Enforcement Actions Dip Under 2015 Record .) Chief Compliance Officer Ifølge vedtagelsen af ​​regel 206 (4) -7 skal CCO være individuel hvem er kompetent og vidende om rådgiverloven og har fuld kompetence og kompetence til at udvikle passende politikker og procedurer. Den vedtagne frigivelse fremhæver endvidere, at CCO skal have en tilstrækkelig stilling til anciennitet og autoritet inden for rådgiverens organisation for at håndhæve og tvinge overholdelse af andre i complianceprogrammet.

En af de bedste måder at forbedre overholdelsesfunktionen hos en virksomhed på er at forbedre kendskabet og færdighederne i compliance-personale, herunder CCO. I den henseende er faglig udvikling kritisk, da nye udfordringer og nye regler er en konstant begivenhed. Der er mange konferencer, rundbordsspil, faglige betegnelser og uddannelsesprogrammer dedikeret til den faglige udvikling af compliance personale og vejledning kan være et uvurderligt værktøj. Internettet giver et væld af information og advokatfirmaer og konsulentfirmaer har email distribution lister der dispensere værdifulde oplysninger, normalt uden omkostninger.

Generel viden og færdigheder er vigtige, men lige så vigtige er specifik viden om virksomhedens forretningsmodel, personale og kundekreds. Vi henviser til dette som "lokal viden. "Lokal viden udvikles gennem interaktion og læring fra dine medarbejdere.

Bundlinjen

I 2011 gennemførte SEC's afdeling for håndhævelse deres compliance program initiativ til at fokusere på investeringsrådgivere, der ikke har korrigeret tidligere mangler i deres compliance-programmer som identificeret under rutinemæssige eksamener eller som ellers har ignoreret det fulde krav i regel 206, stk. 4, -7. Siden 2011 har SEC taget en række rådgivende firmaer til håndhævelse under dette initiativ og ser ud til at fortsætte i deres søgen.

Med et nyt år og nye regler lige rundt om hjørnet bør ledelsen overveje, om der skal tildeles yderligere tid og / eller ressourcer til at sikre, at firmaets overholdelsesprogram er robust, og compliancepersonalet er veluddannet. (For mere, se:

Rådgivere: Undgå SEC Kontrol gennem Overholdelse

.) Forfatter : Craig Watanabe, Sr. Compliance Consultant;

Redaktør : Tina Mitchell, Senior Senior Compliance Consultant, Core Compliance & Legal Services, Inc. (CCLS). Denne artikel er til orientering og indeholder ikke eller formidler juridisk eller skatterådgivning. Oplysningerne heri bør ikke påberåbes med hensyn til særlige omstændigheder eller omstændigheder uden først at konsultere en advokat og / eller skattefaglig. *

En "rapporterbar fond" er en fond registreret i henhold til lov om investeringsselskaber fra 1940 (fx en fond), som rådgiveren enten tjener som investeringsrådgiver (eller underrådgiver) eller er i kontrol forhold (dvs. kontrollerende, kontrolleret af eller under fælles kontrol) med en sådan fonds rådgiver eller hovedforvalter.