Alle virksomheder er sårbare overfor bedrageri, men små virksomheder er særligt sårbare, fordi beslutningstagning og andre ansvarsområder ofte er koncentreret om nogle få nøglepositioner. I denne artikel vil vi se på bedrageri risici en lille virksomhed står normalt overfor, og hvordan man kan undgå (eller i det mindste reducere) dem.

Intern bedrageri og ekstern bedrageri
Bedraget mod enhver virksomhed kan opdeles i to typer, internt og eksternt. Intern bedrageri er generelt medarbejder eller partner svindel. Dette omfatter skimming, omdirigering og misbrug af midler og direkte tyveri. Intern bedrageri kan være en dårlig medarbejder eller en sammensværgelse af mange.
Eksternt svindel er svindel, der involverer mindst en ekstern part og indeholder ofte og internt element. Eksternt svindel kan være lige så kompliceret som leverandørmedlemmer, der overbelaster forretningen og giver medarbejderen håndtering af kontosøgninger for at forblive stille eller så enkel som kunder, der passerer dårlige checks eller bruger stjålne kreditkort. Intet kan fjerne enhver risiko for svindel fra en lille virksomhed, men der er nogle skridt, der kan træffes for at begrænse eksponeringen.

- 9 ->

Gør den grundige diligence
Ansættelse medarbejdere kan være hovedpine for enhver lille virksomhedsejer, især nu hvor internettet har bevæbnet folk med værktøjerne til at gøre det mest basale CV til en casestudie om, hvordan man spinder mandsarbejde i en ph.d.-værdig jobbeskrivelse.

Selv om det er rimeligt at antage, at referencerne er ligeledes ubrugelige for at bedømme en potentiel medarbejders karakter, er det værd at bruge tid til faktisk at ringe til dem og have en samtale. Mens de måske ikke er helt forestående, kan du fortælle meget af hvad de gør (og ikke sige). Hvor længe har de kendt ansøgeren? Hvor meget vejledning har ansøgeren brug for at lære en ny opgave? Disse behøver ikke at være strålende spørgsmål, de skal bare strække en samtale længe nok til, at eventuelle røde flag kan komme naturligt op.

Jo mere ansvar en medarbejder har i virksomheden, desto mere due diligence er påkrævet. Hvis du ansætter nogen, der vil gøre bøgerne og håndtere indskud, skal du foretage den komplette baggrundskontrol.

Opdel og bekræft Uanset om det er de tillægskvitteringer eller kvartalsnumrene, skal ingen enkeltmedarbejder have for meget autoritet. Ideelt set bør den person, der tager penge ind, ikke være den person, der udbetaler dem og gør bankindskuddet, men virkeligheden er, at en lille virksomhed ofte kræver fordobling af roller.

Hvis du ikke kan adskille funktioner og opbygge oversigt over processen, skal du oprette regelmæssige interne revisioner, der skal udføres sammen eller endda med en eksternt certificeret offentlig revisor (CPA). At vide, at revisioner skal finde sted, vil sandsynligvis afholde de fleste mennesker fra at risikere det og afsløre svig, før det bliver endemisk.Indtil du har nok ansatte til at opdele eller kapitalen skal betale for regelmæssige eksterne revisioner, skal du personligt kontrollere om fakturering, indlån og andre vitale finanser.

Sæt klare grænser At skrive en etik kode kan være svært for små virksomhedsejere, der foretrækker at tro på, at der er fælles værdier, der ikke skal registreres som klasseregler i 3. klasse. Men at skrive ned og have alle er enige om de samme grundregler er nødvendig på to vigtige måder. En, det sætter klare forventninger. For eksempel overvejer du at tage stationære hjemsted for afskedigelse? Er polstringen kilometertalrapporten acceptabel med et bestemt interval? Der er ingen rigtige eller forkerte svar, men at skrive det ned beskytter dig mod misforståelser og beskytter dine medarbejdere mod at sige en ting og håndhæve en anden. Den anden funktion af at have en etisk kodeks er at styrke din retssag, hvis du skal tage en retssag.

Når du har udarbejdet din etiske kodeks, er det vigtigt, at du håndhæver dem og har procedurer, der skal følges, når reglerne er tydeligt brudt. Det første skridt for ethvert brud er at dokumentere det, og hvis det er seriøst, kontakt en advokat for at guide dig gennem de rette skridt. Hvis du ikke føler, at det er afskedigelsesområde, skal du fortsætte med at dokumentere det og beholde en advokat alligevel. Så sårbare som små virksomheder er svig, de er endnu mere modtagelige for uretmæssigt afskedigelsesdragt. Det sidste du vil gøre som ejer er at trække en medarbejder ind på dit kontor og begynde at råbe over, hvordan de forråder din tillid.

The Bottom Line At drive en lille virksomhed er svært nok uden at skulle bekymre sig om alle, der forsøger at rane dig blind. Heldigvis behøver du ikke at opgive al din tro på menneskeheden - du skal blot tage nogle skridt til at begrænse din eksponering. Indsæt lektierne, når du ansætter, bryder op med vigtigt ansvar og etablerer tilsyn, og sætter klare forventninger til, hvad der vil og vil ikke blive tolereret. Du eliminerer ikke alle dine risici, men du vil lægge alvorlige afskrækkere op og sætte grunden til din retssag, hvis du bliver offer.