Forud for generalforsamlingen i et selskab eller en fondsforening vil aktionærerne modtage en pakke i posten, der indeholder en række dokumenter, der rapporterer finansielle data og driftsresultater og meddeler vigtige spørgsmål - f.eks. Forslag til ændringer i selskabets aktiestruktur eller fusioner og overtagelser. Dette er alle forhold, som aktionærer eller andelshaverne, de sande ejere af selskabet eller fonden, vil stemme på på generalforsamlingen. Hvis en aktionær dog ikke kan deltage i et årligt (eller specielt) møde, kan han eller hun stemme på forslag ved hjælp af en fuldmægtig, et af de dokumenter, der er inkluderet i postpakken forud for mødet. (For at lære mere, se Kende dine rettigheder som en ejer .)

Formålet med proxy stemmeafstemning
Aktionær stemmerettigheder er det primære middel, hvormed aktionærerne kan påvirke virksomhedens eller fondenes virksomhed, virksomhedsledelse og endda aktiviteter med socialt ansvar, der kan falde uden for finansielle overvejelser. Det er derfor meget vigtigt for aktionærerne at deltage i afstemningen og træffe deres beslutninger på grundlag af en fuldstændig forståelse af de oplysninger og den juridiske dokumentation, som de fremlægger.

På generalforsamlinger modtager investorer med fælles aktier (eller investeringsforeninger) typisk en stemme pr. Aktie (eller enhed), medmindre de ejer aktier med supplerende afstemningsbestemmelser. Stemmerne fra de aktionærer, der er fraværende fra et møde og ikke har brugt et proxykort med deres underskrift, anses for at være afholdt. De tæller hverken for eller imod noget forslag, der fremlægges på mødet.

Men fuldmagtsafstemning giver aktionærerne mulighed for at stemme, når de ikke kan deltage i et generalforsamling, så investorer er ret bogstaveligt i stand til at eje og stemme om aktier i selskaber og fonde, der måske er placeret og registreret klart over hele kloden.

Stemmeafgivelser elektronisk
I en alder af internettet kan investorer ikke kun købe og sælge aktier online, men også stemme deres proxy-erklæringer. Hele dokumentationsleveringsprocessen kan elektronisk automatiseres. Officiel dokumentation leveres til aktionærer i elektronisk form, og så logger de ind på systemet med et kontrolnummer eller personnummer og stemmer for eller imod de fremsatte beslutninger.

Retningslinjer for stemmeberettigelse
Internettet hjælper også aktionærerne med at undersøge deres beslutninger. Talrige institutionelle investorer sender nu deres stemmeafgørelser online før mødet, hvilket giver de enkelte investorer en chance for at se, hvor de store institutionelle aktionærer står over for spørgsmål. Disse samme institutioner kan også give omfattende forklaringer på deres beslutninger ved at udsende deres retningslinjer for stemmerettigheder.Institutioner kan f.eks. Afgive deres stemmer på kriterier for langsigtet værdi, virksomhedernes ansvarlighed, ansvar, bæredygtighed og så videre.

De mest proaktive institutionelle investorer spiller en slags mesterrolle i at holde direktører ansvarlige for de beslutninger, der indføres på vigtige møder. Ikke alene vil institutionen fastlægge sine retningslinjer for stemmefastsættelse af proxymodeller, men hvis en beslutning først er uklar, vil den søge yderligere oplysninger fra virksomheden selv. En institution kan f.eks. Kontakte ledelsen direkte for at diskutere et specifikt forslag, foreslå ændringer af forslagets art eller i ekstreme tilfælde opfordre til tilbagekaldelse af forslaget i sin helhed. En sådan indflydelse er generelt kun af kraftige institutionelle investorer, hvilket gør institutionens rolle i proxy-afstemningsprocessen uvurderlig.

Innovationer til proxy-stemmesystemet
I kølvandet på meget publicerede virksomhedsskandaler begået af ledelsen og direktørerne i forskellige børsnoterede selskaber gennem årene er der blevet taget større hensyn til potentielle revisioner af proxy-afstemningssystemet - væsentligst, muligheden for, at aktionærer tager en aktiv rolle i at indføre beslutninger til fuldmagten. Disse forslag benævnes ofte "direkte proxy adgang" og fokuserer mest fremtrædende på muligheden for at give aktionærerne mulighed for at udpege direktørkandidater. På den ene side kan dette bringe nye perspektiver til bestyrelsen; men på den anden side kan manglende erfaring (blandt andre faktorer) medføre, at aktionærerne udpeger direktører, der virkelig er uegnede til direktion.

Konklusion
Proxy-afstemning er ofte det eneste middel, hvormed investorer kan have et indlæg i deres virksomheds eller fondens forretningsmæssige og samfundsmæssige aktiviteter. Aktionærer behøver ikke at deltage i et vigtigt møde personligt, men de skal helt sikkert gøre en indsats for at læse og forstå lovlige beslutninger og bruge alle tilgængelige ressourcer til at udarbejde en uddannet stemme baseret på deres bedste viden og information.

For at lære mere om aktionærens ansvar, se Socialt ansvarlige gensidige fonde og Putting management under microscope .