Du har uden tvivl hørt den fælles sætning: "Et møde er et sted hvor der tages minutter og timer spildes. "Mange, mange timer spildes af møder. Faktisk, når man bliver bedt om at nævne den største tidskrævende på arbejdspladsen, svarer 24% af de ansatte i en løn. com rapporterede møder og konferenceopkald.

Arbejdere tror ikke bare, at møder er spild af tid. Tilsyneladende tror de også, at møder suger livet ud af dem. Det kan lyde alt for dramatisk, indtil du overvejer resultaterne af en Clarizen / Harris-afstemning. Når de blev spurgt, hvad de hellere ville gøre end at sidde i et statusmøde, svarede næsten halvdelen (46%), at de foretrækker at gøre en ubehagelig aktivitet som:

- 9 ->

• Gå til DMV
• Sæt og se maling tørt
• Brug fire timers pendling til arbejde
• Gennemgå en rodkanal
• Få deres hår skåret i en muldet
• Pakke op og flytte til Antarktis

Endvidere sagde 60% af de adspurgte, at de bruger mere tid på at forberede sig på mødet, end de bruger i selve mødet: de bruger gennemsnitligt 4,6 timer hver uge prepping til statusmøder, og de bruger 4,5 timer om ugen i statusmøderne.

Derudover betragter 35% af respondenterne statusmøder spild af tid og 60% multitask under møderne.

Mange medarbejdere føler allerede, at de bliver 24-timers arbejdstagere, og de kan ikke lide ideen om at spilde tid i meningsløse møder. Men nogle gange er møder nødvendige, og når de udføres ordentligt, kan de være produktive og tolerable - hvis ikke behagelige. Her er ti måder, du kan holde mere produktive møder på.

1. Bryde vanen

Bare fordi du altid har mødt hver torsdag eftermiddag, betyder det ikke, at du skal fortsætte ad denne vej. Nogle vaner skal brydes, og nogle firmapolitikker skal omskrives. Du bør møde af en bestemt grund, og ikke bare fordi du er vant til at gøre det.

2. Væg dine muligheder

Overvej dine andre muligheder, før du planlægger et møde. I stedet for ugentlige statusmøder kan du måske møde hver anden uge. Detaljerede statusrapporter skal give dig nok information til at vide, hvad der sker mellem møder, og du kan altid hente telefonen for at ringe til nogen, hvis du har et spørgsmål. Også, hvis du møder for at dele oplysninger, skal du overveje at sende disse oplysninger via e-mail.

3. Vær selektiv

Aldrig invitere møde deltagere "bare i tilfælde. "Hvis der ikke er nogen klar grund til, at visse personer kan deltage i dit møde, skal de ikke inviteres eller anmode om deres tilstedeværelse. For eksempel må du ikke tvinge de tekniske personer til at deltage i dit salgsmøde, bare hvis du oplever et problem med at betjene laserpekeren.

4. Forbered dig på forhånd

Oprettelse af en mødeagenda vil tvinge dig til at tænke gennem formålet med mødet og oprette en sekventiel oversigt.Sørg også for at samle alle dine oplysninger på forhånd. Du skal aldrig forlade mødet for at hente et glemt emne mv. Desuden skal du reservere værelset på forhånd, bekræfte reservationen og kontrollere værelset for at være sikker på at alle dine rekvisitter (whiteboard, kridt til tavlen osv. .) er på det udpegede sted.

5. Formidle oplysninger

Hvis mødet indebærer at diskutere specifikt materiale, skal du sende disse dokumenter på forhånd, så deltagerne får tid nok til at gennemgå materialet og formulere ideer. At bede folk om at bringe to eller tre spørgsmål, kommentarer eller betænkeligheder til mødet er en af ​​de bedste måder at sikre møde deltagere har taget tid til at gennemgå emnet, der drøftes.

6. Start og slut på tid

Alle deltagerne har stoppet deres travle arbejdsdage for at deltage i dit møde. Respekter deres tid nok til at starte mødet på den angivne tid. Senere deltagere kan orienteres, når mødet er overstået. Hold øje med uret, så du kan afslutte mødet til tiden. Føler heller ikke, at du skal udfylde hele tidsluken. Hvis du afslutter dagsordenspunkterne tidligt, belønner deltagerne ved at lade dem gå tilbage til arbejde.

7. Hold kurset

Følg dagsordenen for at holde mødet på sporet, da dette er nøglen til afslutning på tid. Lad ikke deltagerne indføre uafhængige emner, der har potentiale til at spore mødet. Sørg også for at deltagerne også bliver fokuserede. Anmod om at de afholder sig fra at bruge deres telefoner, tablets og bærbare computere under mødet (et enhedsfrit møde er kendt som et topløst møde).

8. Kontrolkommentarer

Hvis formålet med mødet er at løse problemer eller komme med nye ideer, skal du anmode om meninger fra gruppen. Men lad ikke deltagerne med stærke personligheder dominere diskussionen. Sørg for, at alle har en lige chance for at stemme deres mening. Undgå at gentage nogle punkter igen og igen. At skrive problemer eller beslutninger på en whiteboard eller flipchart kan undgå tidskrævende, gentagne svar.

9. Begræns PowerPoint

Du kan bruge PowerPoint til at præsentere nogle grafer, diagrammer eller punktpunkter, men har ikke et PowerPoint-drevet møde. Du må med andre ord ikke dumpe alle dine oplysninger i PowerPoint og derefter bruge hele mødet til at læse hvert eneste dias.

10. Vær ærlig

Hvis der allerede er truffet en bestemt beslutning, skal du ikke lade ud som om deltagerne er blevet indkaldt sammen for at give deres mening eller beslutte sig for et handlingsforløb. Intet får medarbejderne til at føle sig mere uproduktive end at udøve tid og kræfter, når deres input ikke betyder noget.

Bundlinjen

Nogle gange er møder afgørende, men mange medarbejdere rangerer dem blandt de allerbedste jobrelaterede opgaver. Det er værd at gøre møderne mere fokuserede, relevante og effektive.