Det gamle ordsprog "håb om det bedste og forberede sig på det værste" gælder for mange ting - ikke mindst hvor udsigten til at blive revideret af Securities and Exchange Commission. (For mere, se: Hvad udløser en SEC-revision? )

Selv om ingen finansiel rådgiver ønsker at blive revideret, mener overensstemmelseseksperter, at den ideelle tid til at forberede sig på denne beredskab er før Der modtages et revisionsbrev. Faktisk bør rådgivere til enhver tid forberedes til revision - selvom de ligesom deres jævnaldrende håber, at de aldrig bliver udsat for en.

Forbered, forbered, forbered dig

Den bedste måde at sikre dig klar til revision er at gøre forberedelsen til en del af din normale rutine for at drive din virksomhed. Hvis du ved, hvor alt er og er organiseret, vil der ikke være nogen sidste øjeblik panik eller scrambling, hvis du får dette opkald fra SEC. (For mere se: Overlev en SEC-revision: Tips til rådgivere .)

Her er nogle endelige trin, som rådgivere kan tage for at klare sig selv:

• Organiser alle poster . SEC revisorer kræver store mængder poster, som skal frembringes hurtigt, når en revision starter. At have en virksomhed at køre er ingen undskyldning for manglende overholdelse i en grundig og rettidig måde. Og forvent det uventede. Selv med en start er specifikke anmodninger forpligtet til at komplicere sager. Så start med at lægge optegnelser sammen i dag og scramble mindre i morgen. (For mere se: Start en lille virksomhed: Optagelsen holder .)
• Bliv aktuel . Opret en månedlig rutine med forfriskende data for at afspejle den mest up-to-date sælger og klientlister muligt. Det er også vigtigt at opretholde nuværende ADV- og AUA-formularer. Den førstnævnte vedrører investeringsrådgivere, der administrerer mere end 25 millioner dollars, og beskriver grundlæggende oplysninger som aktiver under ledelse (AUM), investeringsstil og nøglepersonale. Formular AUA (aktiver under administration) repræsenterer den samlede størrelse af en institutions bevarelsesportefølje. Denne måling er forskellig fra AUMa, som refererer til en virksomheds aktive forvaltede aktiver. Begge formerne ADV og AUA kan fås fra lokale SEC-afdelinger eller regulatorens hjemmeside, www. sek. gov. (For mere se: Politik på værdipapirmarkedet: En oversigt over SEC .)
• Opret en revisionsprotokol . En plan der beskriver, hvordan medarbejderne skal handle, og hvad de skal forvente, går langt i at hjælpe dem med at blive fortrolige og komfortable med revisionsprocessen, før det sker. En sådan demystificering reducerer spændingen, minimerer fejl og bygger tillid. (For mere se: Få et job i overensstemmelse .)
• Kør en mock revision. Ligesom en revisionsprotokol kan mentalt forberede medarbejderne til hovedbegivenheden, vil mock revisionssessioner ledet af en tredjepart hjælpe medarbejdere med at overvinde præstationsangst og uddanne svagheder i deres adfærd - uden at stresset har de faktiske regulatorer i rummet.Mock audits viser også en forpligtelse til at få det rigtigt - en kendsgerning, der imponerer regulatorer, så de ved, at du tager dem alvorligt. (Se mere: Når Financial Regulators Lad dig ned .)
• Klargør for håndhævelsesforanstaltninger . De fleste revisioner afslører ikke alvorlige krænkelser, men der har været en opblødning i uformelle anbefalinger som følge af revisioner. For at planlægge et sådant resultat (og de dermed forbundne bøder), bør virksomhederne have vant til at skære advokatomkostninger ved at skære faktureringstid og bruge interne værktøjer som Bates-stempling og produktionskort, når de udarbejder dokumenter til advokatrevision. (For mere, se: Top 5 softwareprogrammer brugt af finansielle rådgivere .)
• Stil spørgsmål . Endelig bør rådgivere ikke være bange for at dukke op væbnede med spørgsmål til at spørge regulatorer; Dette vil strømline revisionsprocessen for alle involverede. At vide, om din virksomhed er målrettet tilfældigt, hvis revisionen er resultatet af en bestemt årsag, eller hvis det kun er en del af en brancheoverskridende feje, vil du hjælpe dig med at sammensætte den rigtige cadre af oplysninger, der passer bedst til den specifikke karakter af forespørgsel. (For mere se: Forstå SEC .)

Bundlinjen

Revisioner er naturligvis uønskede og ubehagelige virkeligheder for at være finansiel rådgiver. Ved at få dine ordsprogede ænder i træk - før du bliver ramt med en formel forespørgsel - kan du lette og forenkle processen, reducere omkostningerne og minimere nedfaldet. (For mere se: En dag i livet af en finansiel rådgiver .)