Når du ansætter en ny medarbejder, skal du kontrollere, at personen er lovligt berettiget til at arbejde i USA. Når du har lavet et jobtilbud (men ikke før), skal den nye medarbejder demonstrere kvalifikationer til at arbejde i USA ved at udfylde formular I-9, Beskæftigelsesberettigelse. Som arbejdsgiver er det dit ansvar at se, at denne formular fra USA's statsborgerskab og udlændingeservice er afsluttet af medarbejderen og dig. Behold formularen med dine øvrige ansættelseskort; lad det ikke arkiveres med regeringen.

(For mere om arbejdsgivernes ansvar, når du ansætter, se 8 Arbejdsgivere er ikke tilladt at spørge dig.)

Hvad er formularen til?

Formular I-9 er designet til at indhente oplysninger fra nye medarbejdere, der viser deres ret til arbejde lovligt i USA. Ingen arbejdstager er undtaget fra at skulle udfylde formularen. Den har tre dele:

Del I

For medarbejderen, etablering af identitet

Denne del af blanketten udfyldes af medarbejderen. Den indeholder oplysninger som medarbejderens fulde navn, adresse, fødselsdato, socialsikringsnummer (hvis relevant), e-mail-adresse og telefonnummer (e-mail-adresse og telefonnummer er valgfri).

Denne del bruges også til at bevise, at personen er lovligt berettiget til at arbejde i USA, fordi han eller hun er:

• En statsborger
• En ikke-hjemmehørende statsborger i USA
• En lovlig fastboende
• En udlænding, der er bemyndiget til at arbejde i USA. Arbejdstageren skal indtaste udløbsdatoen for denne tilladelse, hvis anvendelig.

En medarbejder, der er udlænding og har tilladelse til at arbejde, skal indtaste udlændingsregistreringsnummeret (et "A-nummer", som er et unikt 7-, 8- eller 9-cifret nummer tildelt en udlænding) eller Formular I-94 adgangsnummer.

Medarbejderen skal underskrive formularen og dato den. Falske udsagn kan resultere i bøder og / eller fængsel.

Nogle medarbejdere kan få brug for hjælp til at udfylde deres del af blanketten. Hvis medarbejderen er mindreårig eller handicappet eller har brug for oversættelse, skal den person, der hjælper med at udfylde formularen (forbereder og / eller oversætter) også indtaste hans / hendes navn og adresse og derefter underskrive formularen (også under straf for perjury) .

Del II

Til arbejdsgiveren, Gennemgang af medarbejderens dokumenter

Denne del af blanketten udfyldes af arbejdsgiveren. Det beskriver de dokumenter, som arbejdsgiveren har gennemgået for at bekræfte ansættelsesberettigelsen. Arbejdsgiveren bør tage denne handling inden for tre dage efter ansættelsens første dag. Arbejdsgiveren kan, men skal ikke kopiere det fremlagte dokument (er).

Der er tre lister over dokumenter, der kan bruges. Den anvendte type dokumenter dikterer den del af del II, som arbejdsgiveren skal gennemføre.

Liste A. Dokumenterne i denne liste etablerer begge medarbejderens identitets- og ansættelsesgodkendelse. En medarbejder behøver kun at præsentere en af ​​følgende formularer for at opfylde dokumentkravet:

• U. S. pas (eller amerikansk pas kode)
• Permanent resident card ("green card") eller fremmed registreringskort (teknisk set er det grønne kort Form I-551)
• Udenlandsk pas med et midlertidigt I-551-stempel
• Beskæftigelsesgodkendelsesdokument, der indeholder et fotografi (Formular I-766)
• For en ikke-immigrant alien, der har tilladelse til at arbejde: et udenlandsk pas og Formular I-94 (eller 94A) og en påtegning af udlændingens ikke-immigrantstatus, så længe som den er ikke udløbet
• Pas fra de fødererede stater i Micronesien, Republikken Marshalløerne

Liste B. Dokumenterne i denne liste viser medarbejderens identitet. Hvis en medarbejder ikke har et dokument fra liste A, skal han eller hun fremstille et dokument fra liste B plus et dokument fra liste C (nedenfor).

• Kørekort eller id-kort udstedt af en stat (så længe det indeholder et foto-id og andre personlige oplysninger)
• Skole ID med et billede
• Stemmerens registreringskort
• U. S. militært kort eller udkast til optegnelser
• Militærafhængigt ID-kort
• U. S. Coast Guard Merchant Marine-kort
• Native American Tribal Document
• Kørekort udstedt af en canadisk myndighed

For mindreårige (under 18 år), der ikke kan fremstille et af dokumenterne i liste B, er alternative dokumenter, der er acceptabel at bevise medarbejderens identitet omfatte en skole post eller rapport kort; klient-, læge- eller hospitalsrekord eller dagpleje eller børnehave rekord.

Liste C. Dette dokument fastlægger medarbejderens tilladelse til at arbejde i USA. Igen, hvis medarbejderen ikke kan fremstille et dokument fra liste A, skal han eller hun fremstille en fra liste B og en fra liste C.

• kontosummer for socialsikring (medmindre kortet siger: ikke gyldigt for beskæftigelse, kun gyldig til arbejde med INS-godkendelse eller kun gyldig til arbejde med DHS-godkendelse)
• Certificering af fødsel i udlandet udstedt af Department of State (Formular FS-545)
• Certificering af fødselsrapport udstedt af Department of State (Form DS-1350)
• Oprindelig eller bekræftet kopi af et fødselsattest udstedt af en stat, amt, kommunale myndighed eller territorium i USA, der har en officiel forsegling
• Indfødt amerikansk stamdokument
• U. S. ID-kort (Form I-197)
• Identifikationskort til brug for hjemmehørende statsborger i USA (Formular I-179)
• Beskæftigelsesgodkendelsesdokument udstedt af Department of Homeland Security

Som i I tilfælde af medarbejderen skal arbejdsgiverne bevise, at de har gennemgået de nødvendige dokumenter, at de har gennemgået de nødvendige dokumenter, mener at de er ægte og i videst muligt omfang mener, at medarbejderen har tilladelse til at arbejde i USA. Ud over at underskrive certificeringsafsnittet, Arbejdsgiveren skal notere medarbejderens første ansættelsesdag samt øvrige arbejdsgiveroplysninger (firmaets navn, navnet på den person, der underskriver formularen og virksomhedens adresse).

Del III

For Arbejdsgiveren, Ved Omskoling

Denne del af blanketten udfyldes kun af arbejdsgiveren, men bruges kun i tilfælde af reverification, når en medarbejder skal ansættes. Hvis en medarbejder ansættes inden for tre år efter datoen for den oprindelige I-9, kan arbejdsgiveren vælge at afslutte dette afsnit eller en ny I-9.

Hvis det er nødvendigt at afslutte denne del, anfører arbejdsgiveren blot navnet på medarbejderen (eller nyt navn, hvis medarbejderen har ændret navn) og dato for rehire. Hvis den tidligere tilladelse til ansættelse udløb, men nu er blevet forlænget, skal du indtaste oplysninger om dokumentet om oprettelse af en sådan tilladelse (dokumentets titel, nummer og ny udløbsdato for ansættelsesgodkendelse). Som for de øvrige dele skal medarbejderen underskrive straffen for skade, at han / hun mener, at det fremlagte dokument er ægte, og at medarbejderen er autoriseret til at arbejde i USA.

Den nederste linje

Arbejdsgiverne skal beholde I-9s for de senere tre år fra datoen for ansættelsen eller et år efter datoen for ansættelsen slutter. Fra tid til anden kan den føderale regering undersøge dine joboptegnelser. Hvis du undlader at producere I-9'er, kan du blive underlagt civilretlige og / eller strafferetlige sanktioner. Find mere information om I-9 fra "Handbook for Employers: Instructions for Completing Form I-9". Hvis du har yderligere spørgsmål om I-9, kan du rådføre dig med en ansættelsesret advokat.

(Virksomhedsejere kan også være interesserede i Udfyldning af 1099 Forms og Udfyldning af Formular 4562, Trin for trin.)