Mange virksomheder tilbyder en eller anden form for kvalificeret pensionsplan, og de falder dermed ind under retningslinierne for ledelse af arbejdstagernes pensionsindkomstloven fra 1974 (ERISA). ERISA fastlægger retningslinjer og minimumsstandarder til beskyttelse af medarbejdere i private virksomheder, der deltager i pensions- og velfærdsplaner. Virksomheder, der administrerer en kvalificeret pensionsplan, der ikke er i fuld overensstemmelse med ERISA, kan blive udsat for dyre straffe.

Hvis din medarbejders pensionsplan giver en fremtidig pensionsindtægt eller tillader medarbejdere at udskille indtjening til pensionering, så er det en ERISA-plan. Som arbejdsgiver, der leverer disse ERISA-planer, anses du også af ERISA for at være et navngivet fiduciary, der påtager sig ansvaret for at administrere disse planer, og også ansvaret bør dine planer ikke overholde de retningslinjer og standarder, der er opstillet af ERISA.

Kom i overensstemmelse med ERISA

For at opfylde ERISA-overholdelseskravene behøver ikke at være for tungt. Selvom der er mange krav, kan en god tredjepartsadministrator (TPA) påtage sig meget af byrden. Mange af kravene er kalenderdrevne og kræver indgivelse af formularer inden for bestemte frister. Disse deadlines danner en checkliste, der kan administreres af en TPA eller en medarbejderpersonale. Andre krav skal opfyldes ad hoc, som omstændighederne dikterer.

ERISA Kalender Checklist

Administrere 401 (k) planer indebærer at udføre visse ERISA compliance opgaver i henhold til en årlig plan. Dette er de mest almindelige opgaver, der skal være en del af de fleste virksomheders checklister.

Planlægningsårets første kvartal: Giv fjerde kvartalsberetninger til planlæggere senest 45 dage efter kvartalets udgang. Gør tidligere års arbejdsgiverbidrag til et skattefradrag for at regne i det foregående år.

Andet kvartal: Giv kvartalsberetninger til plandeltagere. Fordel overskydende udsættelser foretaget i 2015 over IRC Section 402 (g) -grænsen. For plandeltagere, der vender 70-½ år i det foregående år, fordeler de første år krævede minimumfordelinger (RMD'er).

Tredje kvartal: Udbetalinger for 2. kvartal. Filformular 5500 for det foregående år eller fil Formular 5558 for en 2. 5-måneders forlængelse. Hvis plandokumentet blev ændret i løbet af det foregående år, skal du distribuere en ny resuméplanbeskrivelse til plandeltagere. Distribuere en sammenfattende årsrapport for det foregående år for at planlægge deltagere.

Fjerde kvartal: Udbetalinger for 3. kvartal. Send relevante meddelelser til deltagere, herunder afdrag af eller ændringer i en sikker havn 401 (k) plan, kvalificeret standardinvesteringsalternativ (QDIA) eller automatisk tilmelding.Korrigér eventuelle fejl i ADP / ACP test, og betal 10% punktafgift.

Løbende ERISA-krav

Nogle ERISA-krav pågår som led i planadministrationen eller udløses af begivenheder.

Overholdelse af plandokument: Sørg for, at planstyringen løbende overholder plandokumentets vilkår. IRS anser enhver manglende strengt følge af plandokumentets vilkår en driftsfejl, som, hvis den ikke afhjælpes, kan resultere i diskvalifikation af planen.

Årlig deltagerkonto Disclosure: Alle planberettigede medarbejdere, opsatte medarbejdere og modtagere med en kontosaldo skal modtage en deltagergebyr offentliggørelse hver 12. måned.

Meddelelse om planændring: Deltagerne skal underrettes om ændringer i planen 30 til 90 dage før ændringens effektive dato.

Mulighed for at tilmelde: Alle medarbejdere, der har opfyldt planens alder og servicekrav, skal have mulighed for at tilmelde sig. De skal modtage alle nødvendige formularer og instruktioner sammen med en oversigtsplanbeskrivelse og eventuelle relevante deltagerkommentarer.

Lånoverensstemmelse: Sørg for, at udestående lån tilbagebetales i overensstemmelse med planens politikvilkår og låntagernes løftebrev.

Tidlige indskud: Sørg for, at medarbejderudskyder og lånebetalinger indbetales til tiden, typisk samtidig med indbetalingen af ​​indbetalte skatter.

Udfør kvartalsvis husholdning: Udbetaler små kontosaldoer for opsatte medarbejdere. Proceslånet misligholder, og brug eventuelle ufordelte fortabelser.

Selvom de fleste af disse krav kan forvaltes af en TPA, har arbejdsgiverplan sponsoren den ledende opgave at sikre, at de er opfyldt og udført korrekt.