Virksomheder bruger oftest IRS formular W-9, Request for Taxpayer Identification Number og Certification, for at få oplysninger fra leverandører, som de ansætter som uafhængige entreprenører (også kaldet freelancers). Når en virksomhed betaler en uafhængig entreprenør $ 600 eller mere i løbet af et skatteår, skal virksomheden indberette disse betalinger til IRS på et informationsudbytte kaldet formular 1099-MISC. Virksomheder bruger navn, adresse og Social Security eller skatteidentifikationsnummer fra formular W-9 for at udfylde formular 1099-MISC.

Virksomheder, der ansætter uafhængige entreprenører, tilbageholder ikke indkomstskat eller betaler Medicare eller Social Security skatter til deres uafhængige entreprenører, som de gør for deres ansatte; entreprenører er ansvarlige for disse forpligtelser. IRS ønsker dog stadig at vide, hvor meget disse entreprenører bliver betalt for at sikre, at entreprenører betaler de skatter, de skylder, og det bruger formular 1099-MISC til at indsamle disse oplysninger. Virksomheder sender ikke formular W-9 til IRS.

Nødvendig information

Formular W-9 beder om den uafhængige entreprenør navn; firmanavn (hvis det er anderledes) forretningsenhed (enhedsvirksomhed, partnerskab, selskab, selskab, trust / ejendom, aktieselskab eller "andet") og virksomhedens skatteidentifikationsnummer (eller socialsikringsnummer, for enmansvirksomheder, der ikke anvender et særskilt skatte-id Formular W-9 spørger også den person, der udfylder den for at attestere, at han eller hun er fritaget for tilbageholdenhed. De fleste skattepligtige er fritaget, men hvis de ikke er, skal firmaet, der ansætter den uafhængige entreprenør, være nødt til at tilbageholde indkomstskat fra den pågældende entreprenør betaler 28% og sender det til IRS.

Da formular W-9 kræver notering af et skatte-ID eller socialsikringsnummer, skal både den person udfylde det og firmaet, der modtager den udfyldte formular, skal beskytte formularen omhyggeligt for at beskytte mod identitetstyveri.

Når du ikke skal udfylde en W-9

En uafhængig entreprenør, der modtager en uventet W-9, skal tøve før du udfylder det og undersøger, om anmelderen har et legitimt grund til at bede om denne formular. Finansielle institutioner bruger undertiden formular W-9 til at anmode om oplysninger fra en kunde, når de skal rapportere udbytte eller renter. Men vær forsigtig her: Finansinstituttet skal sandsynligvis allerede have dit skatte-id-nummer fra, da du åbnede kontoen.

En anden situation, hvor du skal tøve, inden du udfylder formular W-9, er, hvis firmaet beder dig om at udfylde det, er din arbejdsgiver, og du skal klassificeres som en medarbejder, ikke en uafhængig entreprenør. Forskellen er betydelig.

Ansat eller uafhængig entreprenør?

Hvis du er en medarbejder, vil din arbejdsgiver tilbageholde indkomstskatter, tilbageholde og betale socialsikrings- og Medicare-skatter og betale arbejdsløshedsskat på din løn.Hvis du er en uafhængig entreprenør, vil det ikke. Det betyder, at du er ansvarlig for arbejdsgiverens andel af socialsikrings- og Medicare-afgifter, og at du ikke vil være berettiget til arbejdsløshedsunderstøttelse, hvis du er afskediget.

En skrupelløs arbejdsgiver kan forsøge at klassificere en medarbejder som en selvstændig entreprenør for at spare penge. Hvis du er klassificeret som uafhængig entreprenør, vil din arbejdsgiveres "opsparing" komme ud af lommen. Hvis du er en medarbejder, skal du udfylde formular W-4, ikke danne W-9. (Se Formålet med IRS W-4 Formularen for mere information.)

Det er ikke altid klart, om en arbejdstager er en medarbejder eller en selvstændig entreprenør, men mere generelt kontrollerer han Virksomheden har over, hvad arbejdere gør og hvordan de gør det, jo mere sandsynligt er det, at de er medarbejdere. Hvis din spidse sans begynder at snurre, når en person, der ansat dig, kalder dig en uafhængig entreprenør, det er et godt tegn, bør du undersøge situationen yderligere. Start med IRS diskussionen om forskellen mellem de to.

Bundlinjen

Det er vigtigt at udfylde W-9 korrekt - men kun hvis du er sikker på, at det er den rigtige formular at indsende.

For mere information om skatteformularer, tjek Hvad bruges IRS Form W-2 til? og Hvad er forskellen mellem IRS Forms 1040EZ og 1040A?