Hvis du arbejder som freelancer eller uafhængig entreprenør, skal de fleste af dine kunder bede dig om at udfylde IRS-formular W-9 og en anmodning om skatteydernes identifikationsnummer og certificering. Denne formular hjælper virksomheder med at få nøgleinformation fra deres leverandører for at forberede informationsafkast til IRS. Virksomheder skal returnere oplysninger ved hjælp af formular 1099-MISC, når de betaler en freelancer eller uafhængig entreprenør i alt $ 600 eller mere gennem året (se Formålet med 1099 Forms).

Dine kunder vil bruge oplysningerne på din W-9 til at angive dit navn, firmanavn, adresse og skatteydernes identifikationsnummer (TIN) på 1099-MISC de filerer om dig. De sender en kopi af 1099-MISC til IRS og en anden kopi til dig i slutningen af ​​januar efter udgangen af ​​skatteåret.

Andre omstændigheder, som du måske bliver bedt om at udfylde en W-9 på, omfatter:

• Visse fast ejendomstransaktioner
• Betalt udlånsrente
• Køb eller ophævelse af sikret ejendom
• Afbestilling af gæld > Bidrag til en individuel pensionsordning (IRA)

For mere om dets anvendelser - og når du skal stille spørgsmål om at underskrive en - læs Formålet med W-9-formularen.

Steg-til-trin-vejledning

Formular W-9 er en af ​​de nemmeste IRS-blanketter, der skal udfyldes, men hvis skatformularer gør dig nervøs, skal du ikke bekymre dig. Vi fører dig igennem den rigtige måde at fuldføre den på.

Trin 1:

Indtast dit navn som vist på din selvangivelse. Nemt, ikke?

Trin 2:

Indtast dit firmanavn eller "tilsidesat enhedsnavn", hvis det er forskelligt fra ovenstående. For eksempel kan du være eneselskab, men til markedsføringsformål bruger du ikke dit personlige navn som dit firmanavn; i stedet er du "forretninger som" noget andet navn. Du ville indtaste dette navn her. Hvad angår den uoverensstemmede enhed, hvis du ikke ved hvad det er, er du sandsynligvis ikke en. Den mest almindelige type udeladtstående enhed er et enkeltmedlems aktieselskab, og enmansvirksomheder og S-selskaber klassificeres aldrig som udeladte enheder. Trin 3:

Hvilken type forretningsenhed er du for føderal skatteklassifikation: enmansvirksomhed, partnerskab, C corporation, S corporation, trust / estate, aktieselskab eller "andet"? Kontroller den relevante boks. Hvis du ikke er sikker på, er du sandsynligvis et eneste ejerskab, fordi du ville have været nødt til at indsende en masse papirarbejde for at blive en af ​​de andre enheder. Trin 4:

Undtagelser. Chancerne er, at du vil forlade disse bokse tomt. Her er et par undtagelser: 1. Betalere, der er fritaget for backuphold, som f.eks. Virksomheder (i de fleste tilfælde), skal muligvis indtaste en kode i feltet "Fritaget betalingsmodtager". Formular W-9 indeholder en liste over de undtagne betalere og deres koder, og for hvilke typer betalinger skal disse koder anvendes.Virksomheder, der udfylder en W-9 til modtagelse af renter eller udbyttebetalinger, for eksempel, ville indtaste kode "5. ”

2. Betalere, der er fritaget for indberetning i henhold til FATCA-loven om udenlandsk konto, kan blive nødt til at indtaste en kode i feltet "Undtagelse fra FATCA-rapporteringskode". Ingen af ​​disse kasser gælder for den typiske uafhængige entreprenør eller freelancer.

Trin 5:

Giv din gadenavn, by, stat og postnummer. Hvad hvis din hjemmeadresse er forskellig fra din virksomhedsadresse? Hvilken adresse skal du angive på form W-9? Brug den adresse, du vil bruge på din selvangivelse. Hvis du f.eks. Er enesindehaver, der lejer kontorlokaler, men du indsender din returafgift ved hjælp af din hjemmeadresse, skal du indtaste din hjemmeadresse på formular W-9, så IRS'en ikke har problemer med at matche dine 1099'er med din 1040-formular . Trin 6:

I dette valgfrie trin kan du angive navn og adresse på forespørgeren. Du vil måske udfylde denne boks for at registrere, hvem du har angivet dit skatteidentifikationsnummer til. Trin 7:

IRS'en kalder dette afsnit Del I, som skal få dig til at undre sig over, hvad alle de trin du lige har gennemført var. Her skal du angive din virksomheds skatteidentifikationsnummer, som enten er dit individuelle socialsikringsnummer (SSN), hvis du er eneselskab eller dit arbejdsgiveridentifikationsnummer (EIN), hvis du er en anden type virksomhed. Nu har nogle enmansvirksomheder også EIN'er, men IRS foretrækker, at enmanshavere bruger deres SSN'er på formular W-9. Igen vil det gøre det nemmere at matche alle 1099'er, du modtager med din selvangivelse, som du vil sende under din SSN. Hvad hvis din virksomhed er ny og ikke har en EIN? Du kan stadig udfylde formular W-9. IRS siger, at du skal ansøge om dit nummer og skrive "ansøgt om" i rummet for TIN. Du vil gerne have dette nummer så hurtigt som muligt, for indtil du gør det, vil du blive underlagt backuphold. For at ansøge om en EIN online, besøg IRS webstedet her. Se instruktionerne til trin 8, del II nedenfor for mere om backup tilbageholdelse.

Trin 8:

I del II skal du sværge, at du ikke er en lyver løgner, der ligger før du kan underskrive form W-9. Intentivt liggende på en skatteform kan betyde, at du skal betale en bøde eller gå i fængsel IRS'en roter ikke rundt. Før du underskriver blanket W-9, her er de udsagn du skal attestere er sande, under straf for skade: 1. Nummeret på denne formular er mit korrekte skatteydernes identifikationsnummer (eller jeg venter på et nummer, der skal udstedes til mig).

Hvis du tænkte på at bruge et "lånt," stjålet eller opbygget skatte-id-nummer, vil du måske tænke to gange før du ligger under ed.

2. Jeg er ikke underlagt backup-tilbageholdelse, fordi: (a) jeg er fritaget for backup-tilbageholdelse, eller (b) jeg har ikke fået besked fra Internal Revenue Service (IRS) om, at jeg er underlagt backup-tilbageholdelse som følge af manglende rapportere alle renter eller udbytte, eller (c) IRS har meddelt mig, at jeg ikke længere er underlagt backup afholdenhed.

De fleste skattepligtige er fritaget for backuphold. Hvis du ikke har nogen anelse om, hvad IRS taler om her, er du sikkert fritaget. Hvis du ikke er fritaget, vil IRS have meddelt dig, og det selskab, der betaler dig, skal vide, fordi det er nødvendigt at holde indkomstskatten fra din betaling til en fast sats på 28% og sende den til IRS. (For øvrigt ved du nu en anden god grund til ikke at snyde på din selvangivelse: Du må muligvis fortælle en fremtidig klient om det, og det kan få virksomheden til at tænke to gange om dig.) Vare (c) siger i grunden, at hvis du var en gang underlagt backup afholdenhed, men ikke længere, ingen har brug for at vide. Det er stort set det samme som punkt (a). Klik her for at læse detaljer fra IRS om backuphold.

3. Jeg er en borger eller en anden person i USA.

Hvis du er hjemmehørende fremmed, er du i det klare. IRS anser også følgende for at være et "U. S. person ": et partnerskab, et selskab, en virksomhed eller en sammenslutning, der er oprettet eller organiseret i USA eller i henhold til De Forenede Staters lovgivning en bolig og en indenlandsk tillid. Hvis din virksomhed er et partnerskab, der har en udenlandsk partner, gælder særlige regler; læs om dem i instruktionerne for at danne W-9. Hvis du ikke er en borger i USA, skal du muligvis udfylde formular W-8 eller form 8233 i stedet.

4. FATCA-koden (er), der er indtastet på denne formular (hvis nogen), der indikerer, at jeg er fritaget for FATCA-rapportering, er korrekt.

Du behøver sandsynligvis ikke at bekymre sig om denne, som har at gøre med loven om udenlandsk konto skattelovgivning.

Få flere ting før du underskriver

Formularen fortæller dig at overskride punkt 2 ovenfor, hvis du har fået besked fra IRS, at du for øjeblikket er underlagt backup afholdenhed, fordi du ikke har rapporteret alle renter og udbytte på Din selvangivelse.

Du kan krydse emne 2, hvis du udfylder en W-9 i forbindelse med en fast ejendomstransaktion. Punkt 2 gælder ikke i dette tilfælde, så det er ligegyldigt, om du er underlagt backup afhold.

Nu, hvis du læser fint print i W-9 instruktionerne omhyggeligt, synes det at angive, at de fleste ikke er forpligtet til at underskrive denne formular overhovedet. Du er generelt kun forpligtet til at underskrive den, hvis IRS har meddelt dig, at du tidligere har angivet en forkert TIN. Teknologier til side, men den person, der bad dig om at udfylde W-9, vil sandsynligvis betragte den som ufuldstændig eller ugyldig, hvis du ikke har underskrevet det, og held og lykke forsøger at overbevise dem ellers.

Retur formularen

Returner din færdige W-9 til den virksomhed, der bad dig om at udfylde det. Ideelt set afleverer du det personligt for at begrænse din eksponering for identitetstyveri, men denne metode er ofte ikke praktisk. Mail anses for at være relativt sikkert. Hvis du skal e-maile formularen, skal du kryptere både dokumentet og din e-mail-meddelelse og tredobbelt kontrollere, at du har modtagerens korrekte emailadresse, inden du sender din besked.

Bundlinjen

At give nøjagtige oplysninger om din W-9 vil hjælpe med at sikre, at betalinger, du modtager, eller andre transaktioner, der kræver denne formular, rapporteres korrekt til IRS.Hvis du er usikker på nogle ting, f.eks. Korrekt klassificering af din virksomhed, skal du kontakte din revisor eller anden finansiel rådgiver.