Der er mange gode grunde til at etablere en omfattende medarbejderhåndbog. For det første er der det juridiske aspekt, hvor det giver en vis beskyttelse, hvis noget går galt. For det andet er det en nem måde at fastslå overholdelse af visse arbejdslove og regler. Endelig hjælper det med at styre medarbejderne mod korrekt adfærd og giver dem en referenceramme, når du ikke er til stede.

1. Juridisk beskyttelse

Måske er det mest oplagte det juridiske aspekt, hvor klare retningslinjer kan hjælpe med at beskytte din virksomhed mod retssager, hvis en medarbejder handler i modsætning til instruktioner. Ved at give en detaljeret liste over ting, som medarbejderne ikke bør gøre, bliver det åbenlyst for en domstol, at medarbejderen ikke handlede på vegne af din virksomhed, da han udtrykkeligt brød reglerne og forårsagede skader på kunden. I modsætning hertil, hvis retningslinjerne er vage - eller værre, kun verbale - bliver det meget sværere for din virksomhed at bevise sin uskyld.

Hvis en medarbejder forårsager skade på sig selv på jobbet, er det lige så vigtigt at kunne vise, at der var en dokumenteret, sikker procedure, som medarbejderen valgte at ignorere.

Det er også vigtigt at stave ordentlig adfærd mellem medarbejderne uden usikre vilkår, hvilket gør det klart, at virksomheden har nultolerance for uhensigtsmæssig adfærd. Dette kan være særligt vigtigt i tilfælde af chikane sager, når sagsøgeren kan trække din virksomhed i rodet ved at hævde, at du ikke gjorde nok for at modvirke det.

2. Overholdelse af arbejdsloven

Der er føderale og statslige arbejdslove, der kræver visse oplysninger, der skal gives skriftligt til dine medarbejdere. Manglende overholdelse kan resultere i bøder, straffe og retssager fra medarbejdere, som opfatter sig selv for at være forkert.

Medarbejderhåndbogen skal altid indeholde din virksomheds orlovspolitik, såsom familiemedicinsk orlov. Afhængigt af din virksomheds størrelse kan der være føderale og statslige love, der giver en vis mængde ubetalte fridage for alvorlig sygdom, omsorg for et dårligt familiemedlem eller fødslen af ​​et barn. Den føderale lov er op til 12 uger i en given 12-måneders periode, men statsloven varierer.

Arbejdstageres erstatning er en anden obligatorisk optagelse i håndbogen. Selv om der ikke er et føderalt krav om at inkludere arbejdstageres komplementære oplysninger i en håndbog, kræver mange stater, at arbejdstagerne skal give disse oplysninger skriftligt. Ligeledes er det ofte obligatorisk at give dine medarbejdere skriftlige oplysninger om din virksomheds anti-diskriminationspolitik.

Det er også klogt at kontrollere lokale og statslige love hvilke oplysninger du skal give skriftligt til dine medarbejdere om ydelser, militærlov, rettigheder for arbejdstagere med handicap, politikker for amning, lovovertrædelsespolitik og retssager og Juridisk Toldlov politik.

3. Medarbejderadfærd

Håndbogen kan fungere som en positiv måde at styre dine medarbejdere mod ønsket adfærd. Ved at forklare virksomhedens kerneværdier og prioriteter har medarbejderne rammer for at håndtere uventede situationer og kunder. Selv i et lille firma er der tidspunkter, hvor du ikke er i stand til at træffe beslutninger på stedet.

Medarbejderhåndbogen skal også hjælpe dine medarbejdere med at forstå virksomhedens struktur, f.eks. Hvordan overtidsbetaling beregnes, hvilke skatter der holdes, arbejdsplaner, præstationsvurderingsprocessen og bonus- eller fortjenesteordninger.

I dagens mere sammenhængende verden er det også klogt at inkludere et afsnit om digital adfærd. Dette kan omfatte alt fra e-mail etikette og ensartede signaturer til adgangskode sikkerhed og din politik for at bruge eksterne medier såsom hukommelsestifter med firmaudstyr. Vær særlig forsigtig, hvis dine medarbejdere har adgang til enhver form for kundedata for at forhindre ukorrekt håndtering af personlige oplysninger.

Inkluder spørgsmål relateret til medierelationer. En medarbejder, der er citeret i nyheden, opfattes som regel at tale for virksomheden, hvorfor medarbejderhåndbogen skal give tydelig vejledning i tilfælde af medieforespørgsler.