Måske ejer du en lille virksomhed, du sælger noget personligt og ønsker at levere formaliserede købsvilkår, eller din chef bad dig om at undersøge og oprette en passende faktura til din virksomhed eller organisation.

Den gode nyhed er, at der er mange måder at designe en faktura på eller downloade en færdig skabelon, der kræver lille eller ingen ændring.

Hvad skal jeg medtage?

Ofte er en faktura mere end en betalingsanmodning, der i sidste ende kan mærkes betalt - det er et dokument, der indeholder betalingsbetingelser og andre formaliserede aftaler. Lyder som en kontrakt? Det er, og derfor skal du medtage de rigtige oplysninger.

1. Oplysninger om køber. Nogen har sandsynligvis givet dig en faktura, der ikke havde noget mere end dit navn i køberafsnittet. For små køb er det fint, men for større transaktioner er det ikke nok. Som sælger skal du inkludere alle relevante identificerende oplysninger, herunder købers eller kundens navn, adresse, telefonnummer, e-mail, skatte-id, kontonummer og eventuelle andre interne identifikatorer.

Dette identificerer ikke kun personens legitime formål, men hvis virksomheden har et stort antal kunder, gør bogføringen det hurtigere og mere præcist.

2. Beskrivelse af produktet eller tjenesten . Vær så specifik som nødvendigt, så der ikke senere kommer nogen forvirring.

3. Beløbet. Ikke kun det samlede beløb, der skal betales, men en specificeret liste over alle gebyrer, herunder mængde og enhedsomkostninger, hvis du sælger mere end en enhed af varen. Produktisering nedskæringer på telefonopkald og e-mails relateret til fakturaen.

4. To datoer: Når fakturaen blev oprettet og forfaldsdato. Oprettelsesdatoen hjælper din regnskabsafdeling tildele transaktionen til den korrekte måned. Forfaldsdatoen giver dig mulighed for at håndhæve en forsinket straf, hvis en er skrevet i kontrakten.

5. Betalingsinformation. Hvordan skal personen betale dig? Hvad er din foretrukne metode? Hvis de betaler med kreditkort eller anden metode udover en check, kan de gå til dit websted? Giv køber mulighederne, men gør betalingsprocessen enkel, hurtig og problemfri.

6. Industrispecifikke oplysninger. Hvis du er i servicebranchen - f.eks. En konsulent - kan du inkludere antallet af timer brugt på et projekt. Medtag alle oplysninger, som andre i din branche normalt vil medtage.

7. Dit firmanavn, kontaktoplysninger og logo. Bare fordi det er en faktura betyder det ikke, at du ikke kan annoncere. Du ved ikke, hvor mange personer, der behandler fakturaen, kunne være interesserede i, hvad du gør. Medtag dit firmalogo over dine kontaktoplysninger. Nogle virksomheder indeholder en note nederst på en faktura, der nævner kommende salg eller begivenheder.

8. Et faktura nummer. Dette tillader dig og køberen at spore denne regning.

Fremhæv de vigtige punkter

Veteran designere ved, hvordan man trækker læsernes øje til vigtige oplysninger. På en faktura er de tre vigtigste dele dit firmanavn og kontaktoplysninger, forfaldsdato og beløb. De øvrige oplysninger er vigtige, men hvis du viser en kunde, der modtager konti, der behandler mange fakturaer hver dag, kan de vigtigste oplysninger få din faktura betalt hurtigere. Hvis de skal sende det til en anden til afklaring, vil du vente længere for betaling.

Find maler

En hurtig Google-søgning vil afsløre mange muligheder. Programmer som Microsoft Office har en brugerdefineret skabelon indbygget i deres software, og du kan finde websteder med skabeloner, der er klar til at hente og åbne i Office.

Cashboard - Cashboard tilbyder en downloadbar skabelon, du kan åbne i Microsoft Word. Skabeloner er enkle men tilpasselige.

Invoiceberry - Skabeloner til Office, Open Office og Excel

Microsoft - Hvis du ikke kan lide skabelonen, der følger med Microsoft Office, skal du gå til Microsofts malgalleri for flere muligheder.

Ud over Microsoft Office har Google Docs skabeloner at vælge imellem i sit malegalleri, og Apple har indstillinger for sine produktivitetsapps.

Nogle websteder giver dig mulighed for at oprette, udskrive, gemme og sende fakturaer direkte fra deres websted. Du behøver ikke have andet program end en webbrowser.

Paydirt -Paydirt er en online faktureringsplatform. Selvom en betalt tjeneste giver virksomheden mulighed for at oprette en simpel faktura uden beregning.

Faktureret - Faktureret giver dig mulighed for at oprette og gemme fakturaer uden at oprette en konto. Ved at bruge din internetbrowser's lokale cache kan du redigere tidligere fakturaer. (Hvis du sletter din browsers historie, vil alle fakturaer gå tabt. Vær forsigtig.)

Andre faktureringsindstillinger

PayPal har en robust faktureringsmotor indbygget i sin platform, og regnskabsapplikationer som QuickBooks muliggør fakturering inden for deres platform . Ved hjælp af regnskabssoftware kan fakturaen knyttes til kundens konto.

Bundlinjen

Husk de dage, hvor virksomhederne havde kvitteringsbøger? Disse dage er væk. I dag er fakturering meget lettere ved hjælp af skabeloner, apps og regnskabssoftware, der ikke blot fakturerer, men også organiserer og genererer rapporter, der giver dig mulighed for at følge op på ubetalte fakturaer.

Nogle foruddesignede faktura skabeloner indeholder muligvis ikke alle ovennævnte emner; vær sikker på at du vælger en, der har hvad du har brug for til din virksomhed eller tjeneste. Du kan finde flere oplysninger ved at læse Starte en lille virksomhed: Registrering af .