En person, der er forpligtet til at køre for arbejde, har lov til at tage et kortere fradrag for sin føderale indkomstskat, når han opfylder visse kriterier. Derudover skal personer, der udnytter denne mulighed, dokumentere rejsen og være parat til at fremlægge dokumentation for, hvordan fradrag beregnes. Hvis disse forpligtelser er opfyldt, har skatteyderne fordel for at få hendes indkomstskat reduceret.

1. Kvalificere for kilometerinddragelse

Inden loggningsoplysningerne for et potentielt kildedragsafdrag skal visse kriterier opfyldes for at tage fordel. En skatteyder kan tage kilometerafdrag for at rejse fra kontoret til et arbejdssted, fra kontoret til et andet forretningssted eller til at køre til forretningsmæssige ærinder. Derudover kan en skatteyder inkludere ture lavet møde med kunder, går til lufthavnen, besøger kunder for erhvervslivet eller søger et nyt job i samme branche.

2. Bestem beregningsmetode

En skatteyder kan vælge imellem to alternativer til regnskabsmæssig beregning af kilometertilførselsbeløbet. De to metoder varierer, da man ikke behøver vedligeholdelse af en kilometertal. Hvis en skatteyder vælger at tage standardkilometerfradrag, behøver hun kun at opretholde en logbog for kvalificeret kilometertal drevet. Hvis hun vælger at fradrage faktiske køretøjsudgifter for året, skal hun beholde alle kvitteringer og relevant dokumentation vedrørende afgifter for køretøjet.

3. Optag kilometertælleren ved begyndelsen af ​​skatteåret

Internal Revenue Service (IRS) kræver, at en skattepligtig registrerer kilometertælleren for erhvervskøretøjer i begyndelsen af ​​skatteåret. Disse oplysninger er dokumenteret på Form 2106. Hvis køretøjet er købt i løbet af året og ikke er nyt, skal skattepligtige indlæse kilometertællingen fra den første dag, den bliver anvendt.

4. Vedligeholdelse af køreloggen (hvis nødvendigt)

Hvis en skattepligtig vælger standardkalometerfradrag, skal hun holde en log på miles kørt. IRS kræver, at specifikke oplysninger opretholdes, eller hun kan blive diskvalificeret fra at tage fradraget. Ved starten af ​​hver tur markerer skattepligtige køretøjets kilometertæller og lister formål, startsted, slutdato og dato for rejsen. Efter afslutningen af ​​turen noterer hun den sidste kilometertæller og trækker denne figur fra begyndelsen af ​​læsningen for at finde den samlede kilometertal for turen. Køreloggen skal opretholdes rettidigt med specifikke detaljer, da estimeringer og afrunding ikke er tilladt.

5. Vedligeholde optagelse af kvitteringer (hvis nødvendigt)

Hvis en skattepligtig vælger det faktiske udgiftsfradrag, er hun ikke forpligtet til at opretholde en kilometertal. I stedet skal hun opbevare kopier af relevante kvitteringer og dokumentation.Hvert dokument skal indeholde datoen, dollarbeløbet for den service eller tjeneste, der er købt, og oplysninger vedrørende den aktuelle vare eller tjenesteydelse.

6. Optag kilometertælleren ved afslutningen af ​​skatteåret

Ved afslutningen af ​​skatteåret registrerer skattepligtige den endelige kilometertællerlæsning. Denne figur bruges i forbindelse med kilometertælleren i begyndelsen af ​​året til at beregne de totale kilometer, der køres i bilen for året. Oplysningerne, herunder hvilken procentdel af kilometer, der var drevet, var til erhvervsmæssige formål, er påkrævet på Form 2106.

7. Registrering af kilometertal til skatteafkast

Ved afslutningen af ​​skatteåret opregner en skattepligtig det samlede antal kilometer, der køres på Form 2106, linje 13. Dette tal beregnes ved årets standardkursus for at bestemme det fradragsberettigede beløb . Alternativt kan hun organisere kvitteringerne for de faktiske udgifter i grupper, herunder benzin, olie, reparationer, forsikring, leje af biler og afskrivninger.

8. Bevare dokumentation

En skatteyder skal beholde dokumentationen vedrørende et kilometertal fradrag i mindst tre år. Hvis der anmodes om dokumentation fra IRS til at underbygge beregningerne af kilometerafdragelsen, skal skattepligtige beholde en kopi af registre, inden de spredes informationen til skattemyndighederne. For at minimere risikoen for at miste information, skal hun opretholde en separat fysisk logbog for hvert særskilt skatteår.