Et regnskabsinformationssystem (AIS) er en struktur, som en virksomhed bruger til at indsamle, opbevare, administrere, behandle, hente og rapportere sine finansielle data, så den kan bruges af revisorer, konsulenter, virksomheder analytikere, ledere, økonomidirektører (økonomidirektører), revisorer og regulerings- og skatteagenturer. Særligt specialuddannede revisorer arbejder med AIS for at sikre det højeste niveau af nøjagtighed i virksomhedens finansielle transaktioner og registrering og at gøre økonomiske data let tilgængelige for dem, der legitimt har brug for adgang til det, samtidig med at dataene holdes intakte og sikre. Denne artikel beskriver de primære komponenter i en AIS og nogle af dens virkelige applikationer.

- 9 ->

TUTORIAL: Årsregnskaber

Komponenter i et regnskabsinformationssystem
Regnskabsinformationssystemer består generelt af seks hoveddele: personer, procedurer og instruktioner, data, software, informationsteknologi infrastruktur og intern kontrol. Lad os se nærmere på hver enkelt komponent.

Folk
Folkene i en AIS er simpelthen systembrugerne. Professionelle, der måske skal bruge en organisations AIS, omfatter revisorer, konsulenter, forretningsanalytikere, ledere, økonomidirektører og revisorer. (Lær mere i Hvad gør en økonomichef Do? )

En AIS hjælper de forskellige afdelinger i et firma sammen. For eksempel kan ledelsen fastlægge salgsmål, som medarbejdere derefter kan bestille den rigtige mængde opgørelse. Opgørelsesordren meddeler regnskabsafdelingen for en ny betalbar. Når salget sker, kan salgsmedlemmer indtaste kundeordrer, regnskab kan fakturere kunder, lageret kan samle ordren, forsendelsesafdelingen kan sende det og regnskabsafdelingen bliver underrettet om et nyt tilgodehavende. Kundeserviceafdelingen kan derefter spore kundeforsendelser, og systemet kan oprette salgsrapporter til ledelsen. Ledere kan også se lageromkostninger, forsendelsesomkostninger, produktionsomkostninger og så videre.

Med en veludformet AIS kan alle i en organisation, der har tilladelse til det, få adgang til det samme system og få de samme oplysninger. En AIS forenkler også at få information til personer uden for organisationen, når det er nødvendigt. For eksempel kan konsulenter bruge oplysningerne i en AIS til at analysere effektiviteten af ​​virksomhedens prisstruktur ved at se på omkostningsdata, salgsdata og indtægter. Revisorer kan også bruge dataene til at vurdere virksomhedens interne kontrol, økonomiske tilstand og overholdelse af Sarbanes-Oxley Act (SOX). (Find ud af mere om regnskabsforskrifter, se Finanshistorie: Opgangen af ​​moderne regnskaber .)

AIS skal udformes for at imødekomme behovene hos de mennesker, der vil bruge det.Systemet skal også være let at bruge og bør forbedre, ikke hindre effektiviteten.

Procedure og vejledning
Proceduren og vejledningen til en AIS er de metoder, den bruger til indsamling, lagring, hentning og behandling af data. Disse metoder vil være både manuelle og automatiske, og dataene kan komme fra både interne kilder (f.eks. Medarbejdere) og eksterne kilder (f.eks. Kundernes online ordrer). Procedurer og instruktioner vil blive kodet i AIS software; De skal også "kodes" til medarbejdere gennem dokumentation og træning. Procedurer og instruktioner skal følges konsekvent for at være effektive.

For at gemme information skal en AIS have en databasestruktur som struktureret forespørgselssprog (SQL), et computersprog, der almindeligvis anvendes til databaser. AIS'en vil også have brug for forskellige inputskærme til de forskellige typer systembrugere og forskellige typer dataindtastning samt forskellige outputformater til at imødekomme forskellige brugeres behov og forskellige typer information. (Er et job som en finansiel sleuth interessant for dig? Lær mere i Afsløring af en karriere i retsmedicinsk regnskab .)

Data
Oplysningerne i en AIS er alle de finansielle oplysninger, der er relevante for organisationens forretningspraksis. Eventuelle forretningsdata, der påvirker virksomhedens finanser, bør indgå i en AIS. Dataene i en AIS vil afhænge af virksomhedens art, men det kan bestå af følgende:

• salgsordrer
• kundefakturaerklæringer
• salgsanalyserapporter
• indkøbsrekvisitioner
• leverandørfakturaer
• checkregistre
• generaldirektør
• opgørelsesdata
• lønningsoplysninger
• tidsopgørelse
• skatteoplysninger

Disse data kan derefter bruges til at udarbejde regnskabsopgørelser og rapporter som f.eks. afskrivningsplaner, prøvebalance, resultat og tab og så videre. At have alle disse data på ét sted - i AIS - letter virksomhedens rekordlægning, rapportering, analyse, revision og beslutningstagning. For at dataene skal være nyttige, skal det være fuldstændigt, korrekt og relevant.

På den anden side omfatter eksempler på data, der ikke ville indgå i en AIS, notater, korrespondance, præsentationer og manualer. Disse dokumenter kan have et tangentielt forhold til virksomhedens økonomi, men med undtagelse af standard fodnoter, er de ikke rigtig en del af virksomhedens regnskabsregnskab.

Software
Software-komponenten i en AIS er de computerprogrammer, der bruges til at gemme, hente, behandle og analysere virksomhedens økonomiske data. Før der var computere, var AIS'er manuelle, papirbaserede systemer, men i dag bruger de fleste virksomheder computer software som grundlag for AIS. Små virksomheder kan bruge Intuit's Quickbooks, Sage Peachtree Accounting eller Microsofts Small Business Accounting, men der er mange andre. Små til mellemstore virksomheder kan bruge SAPs Business One. Mellemstore og store virksomheder kan bruge Microsofts Dynamics GP, Sage Group's MAS 90 eller MAS 200, Oracle's Peoplesoft eller Epicor Financial Management.

Kvalitet, pålidelighed og sikkerhed er nøgleelementer i effektiv AIS-software. Ledere er afhængige af de oplysninger, de udsender for at træffe beslutninger for virksomheden, og de har brug for information af høj kvalitet til at træffe gode beslutninger.

AIS-softwareprogrammer kan tilpasses for at imødekomme de unikke behov i forskellige typer virksomheder. Hvis et eksisterende program ikke opfylder virksomhedens behov, kan software også udvikles internt med betydelige input fra slutbrugerne eller kan udvikles af et tredjeparts firma specifikt til organisationen. Systemet kunne endda outsources til en specialiseret virksomhed.

For offentligt forhandlede virksomheder, uanset hvilket softwareprogram og tilpasningsmuligheder, som virksomheden vælger, vil Sarbanes-Oxley-reglerne i en vis grad diktere AIS-strukturen. Dette skyldes, at SOX-regler etablerer interne kontrol- og revisionsprocedurer, som offentlige virksomheder skal overholde.

Informationsteknologi Infrastruktur
Informationsteknologi-infrastruktur er bare et fancy navn for den hardware, der bruges til at betjene regnskabsinformationssystemet. De fleste af disse hardwareelementer er ting, som en virksomhed skulle have i hvert fald - de omfatter pc'er, servere, printere, overspændingsbeskyttere, routere, lagermedier og muligvis en backup strømforsyning. Ud over omkostningerne omfatter faktorer, der skal overvejes ved valg af hardware, hastighed, lagerkapacitet og om det kan udvides og opgraderes. (Tænker på at blive en revisor? Læs, Indkøb til regnskabserklæring .)

Måske er det vigtigt, at den hardware, der er valgt til en AIS, skal være kompatibel med den tilsigtede software. Ideelt set ville det ikke kun være kompatibelt, men optimalt, et klumpet system vil være meget mindre nyttigt end en hurtig en. En måde virksomheder nemt kan opfylde hardware og software kompatibilitet krav er ved at købe et nøglefærdigt system, der indeholder både hardware og den software, virksomheden har brug for. Indkøb af et nøglefærdigt system betyder teoretisk, at virksomheden får en optimal kombination af hardware og software til sin AIS.

En god AIS bør også indeholde en plan for vedligeholdelse, service, udskiftning og opgradering af hardware-systemets komponenter samt en plan for bortskaffelse af brudte og forældede hardware, så følsomme data bliver fuldstændigt ødelagt.

Interne betjeninger
Den interne styring af en AIS er de sikkerhedsforanstaltninger, den indeholder for at beskytte følsomme data. Disse kan være lige så enkle som adgangskoder eller så komplekse som biometrisk identifikation. En AIS skal have interne kontroller for at beskytte mod uautoriseret adgang til computeren og for at begrænse adgangen til autoriserede brugere, som omfatter nogle brugere i virksomheden. Det skal også forhindre uautoriseret filadgang af personer, der kun har adgang til udvalgte dele af systemet. (For mere om personlig sikkerhed, se Beskyttelse af dine finansielle dokumenter fra katastrofe .)

En AIS indeholder fortrolige oplysninger, der tilhører ikke kun firmaet men også dets medarbejdere og kunder.Disse data kan omfatte socialsikringsnumre, lønoplysninger, kreditkortnumre og så videre. Alle data i en AIS skal krypteres, og adgang til systemet skal logges og overvåges. Systemaktivitet bør også kunne spores.

En AIS har også brug for interne kontroller, som beskytter den mod computervirus, hackere og andre interne og eksterne trusler mod netværkssikkerhed. Desuden skal det beskyttes mod naturkatastrofer og strømforstyrrelser, der kan forårsage tab af data. (Lær hvordan du kan få et job i dette felt, læs En vejledning til karrierer i regnskabsinformationssystemer .)

AIS'er i det virkelige liv
Vi har set, hvordan en veldesignet AIS tillader en virksomhed, der løber glat på en daglig basis eller hindrer driften af ​​systemet, hvis systemet er dårligt designet. En tredje anvendelse til en AIS er, at når en virksomhed har problemer, kan dataene i AIS bruges til at afdække historien om, hvad der gik galt. Sagerne fra WorldCom og Lehman Brothers giver to eksempler.

WorldComs interne revisorer Eugene Morse og Cynthia Cooper brugte i 2002 selskabets AIS til at afdække 4 milliarder dollar i svigagtige omkostningsfordeling og andre regnskabsposter. Deres undersøgelse førte til opsigelse af CFO Scott Sullivan samt ny lovgivning. (§ 404 i Sarbanes-Oxley Act, som regulerer virksomhedernes interne økonomiske kontrol og procedurer.) Er et job som en finansiel slugt interessant for dig? Lær mere i Afsløring af en karriere i retsmedicinsk regnskabsføring .)

Ved undersøgelsen af ​​årsagerne til Lehmans sammenbrud var en gennemgang af AIS og andre datasystemer en vigtig komponent sammen med dokumentindsamling og gennemgang og vidneinterviews. Søgningen efter årsagerne til virksomhedens fiasko krævede en omfattende undersøgelse og gennemgang af Lehmans drifts-, handels-, værdiansættelses-, finansielle, regnskabsmæssige og andre datasystemer, "ifølge den 2, 200-siders ni-volumen-eksaminatorens rapport.

Lehmans systemer giver et eksempel på, hvordan en AIS skal ikke være struktureret. Undersøger Anton R. Valukas rapport siger: "På tidspunktet for sin konkursbehandling holdt Lehman et lappearbejde på over 2, 600 software systemer og applikationer … Mange af Lehmans systemer var banefulde, forældede eller ikke-standardiserede. "

Th e-eksaminator besluttede at fokusere sin indsats på de 96 systemer, der syntes at være mest relevante, og undersøgelsen krævede uddannelse, undersøgelse og forsøg og fejl bare for at lære at bruge systemerne. (Se også Case Study: Sammenbruddet af Lehman Brothers og En Inside Look At Internal Auditors .)

Valukas rapport noterede sig også, "Lehmans systemer var meget indbyrdes afhængige, men deres forhold var vanskelige at dechifrere og ikke veldokumenterede. Det tog ekstraordinær indsats for at fjerne disse systemer for at få de nødvendige oplysninger. "

Konklusion
De seks komponenter i en AIS arbejder sammen for at hjælpe nøglemedarbejdere med at indsamle, gemme, administrere, behandle, hente og rapportere deres økonomiske data. At have et veludviklet og vedligeholdt regnskabsinformationssystem, der er effektivt og præcist, er en uundværlig komponent i en succesfuld virksomhed.