Virksomhedsressourceplanlægning er blevet lidt af et buzzword for at beskrive en klasse af software løsninger, der hjælper et firma med at trække alle deres databaser på en platform. Dette giver ledelsens realtidsinformation om alt fra deres lagerniveau til salg til produktfejl og afkast. I denne artikel tager vi et dybere kig på virksomhedens ressourceplanlægningssystemer og hvad der kræves for at få en til at gå.

Fordelene

Et korrekt brugt virksomhedsressourceplanlægningssystem har en række fordele. Den enkelt software løsning til at erstatte aldrende arv systemer og automatisere meget af arbejdet med at opretholde databaser og andre funktioner som fakturering, fakturering og så videre. En ERP kan også øge virksomhedens evne til at overholde overholdelse, kvalitetskontrol og lovpligtig rapportering, da realtidsdata muliggør opdateret revision til enhver tid. Når det er sagt, kan disse fordele komme fra blot at få bedre software løsninger til specifikke funktioner som fakturering. Den reelle fordel ved et ERP-system kommer i form af forretningsanalyse.

Hele virksomheden fra produktudvikling til produktion til salg til kundeservice deler alle de samme platforme, og databasen skaber et væld af forretningsanalyser. Disse data kan bruges til at drive produkt- og serviceydelser, sammenligne præstationer inden for og på tværs af divisioner til enhver tid og skabe bedre prognoser samlet. Mere nøjagtig prognose muliggør strømlinering af indkøb og lager og muliggør en holistisk tilgang til produktionscyklussen ved at bringe salg ind i systemet for at sikre, at alle ordrer kan udfyldes så hurtigt som muligt, og produktionen er lydhør over for forskellige efterspørgselsdrækker på markedet, ved at sæson, og så videre. Den store forsigtighed på alt dette "fremtiden er nu" taler er, at det afhænger meget af, at systemet udnyttes fuldt ud af alle niveauer i en organisation.

Udfordringerne

Den første udfordring, som de fleste virksomheder står over for, er omkostningerne ved både at købe og derefter implementere et virksomhedsressourceplanlægningssystem. Nogle ERP'er er licenseret, og selv dem med upfront prissat dem har forskellige moduler (finansielt modul, kundeforbindelsesmodul, records management modul osv.), Der hurtigt kan køre op for at få den komplette løsning. Afhængigt af kompleksiteten af ​​databaser, der fusioneres, og softwaren bliver udskiftet, kan omkostningerne til et tredjeparts IT-team til at håndtere udrulningen dog overstige den oprindelige købspris.

Den anden store udfordring er den indflydelse et ERP har på organisatorisk kultur. Vedtagelsen i sig selv kan være besværlig, da folk, der plejede at droppe filer i delte mapper, nu skal lære regler om taxonomi og meta-tagging retningslinjer.Fordelene ved det ekstra arbejde er kun synlige efter en masse dataindtastning på gamle filer. Medarbejdere har også en tendens til at blive lidt nervøs over tanken om, at ledere nu kan overvåge ethvert aspekt af en virksomhed, da de ofte føler sig under overvågning eller ansvarlig for præstationsindikatorer, de ikke rent faktisk kan kontrollere. Komforten hos de medarbejdere, der arbejder med systemet, er kritisk, da analytiske indsigter kun er så gode som dataene.

En tale om to tilgange

Der er to grundlæggende tilgange, der bruges til at bringe et virksomhedsressourceplanlægningssystem online. Begge deler en temmelig lang forberedelsesperiode, hvor alle de nuværende databaser analyseres og klassificeres, og ERP-løsningen er valgt. I løbet af denne periode skal medarbejderne, der anvender systemet, være involveret og kunne give input til, hvordan de i øjeblikket gør ting, og hvordan denne tilgang kan tilpasses til det nye system.

Den første tilgang er fasen. Indfasning af et ERP involverer at bringe hver forretningslinje ind i systemet en ad gangen og anvende de bedste praksis, der er lært i hver fase for at forbedre den næste fase. Fordelen er, at du lærer, mens du laver ikke-kritiske fejl. Ulempen er, at din organisation er i flux i lang tid med forskellige afdelinger, der kører forskellige systemer og / eller parallelle systemer …

Den anden tilgang er at køre ERP og de nuværende systemer parallelt i en bestemt periode, før en flip over dato, hvor ERP bliver det eneste system. Dette giver alle en "alt i" oplevelse, hvorunder de skal fejle og tilpasse og derefter forpligte dem fremad. Den store ulempe er, at det effektivt fordobler arbejdsbyrden for hele virksomheden i en kort periode og kan påvirke ydeevnen på kort sigt.

Valg mellem disse tilgange kommer ned til virksomhedens behov for at løse løsningen. Hvis du har brug for det hurtigt og er villig til at have kortsigtet smerte, så fungerer flipoveren. Hvis du vil lette din virksomhed og medarbejdere ind i det og er villige til at bruge tid og penge, så kan indfasningen være en bedre tilgang.

Bundlinjen

Et virksomhedsressourceplanlægningssystem er en skalerbar løsning, der betyder, at den vokser med organisationen. Et firma skal have en vis størrelse med flere steder eller off-site operationer til at koordinere for blot at retfærdiggøre omkostningerne ved en ERP implementering. Små virksomheder og mellemstore virksomheder vil ikke få adgang til alle funktionerne i et ERP-system og - medmindre der er et overbevisende behov for, at en alt-i-en-løsning udfylder - sandsynligvis bedre at finde en funktionssoftware-løsning til hver forretningsfunktion, der kan Eksporter information til en central database.

For de større virksomheder kan imidlertid rigdom af forretningsanalyser og realtidsrapporteringen være langt mere værd end omkostningerne og smerterne ved at overføre til et ERP-system. Hvis udrulningen håndteres godt, og medarbejderindkøb er høj, kan et ERP-system trykke på de data, der er nødvendige for total kvalitetskontrol og andre effektivitetsbaserede styringsformer.Et ERP-system vil ikke omdanne dårlig ledelse til god forvaltning, men real-time business analytics kan hjælpe med at gøre en god forvaltning endnu bedre.